Informationen zur Datenerhebung für Kunden

Stand September 2020


1. Verantwortlicher

Diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch die Verantwortlichen  
GFH- Gesellschaft für Hausverwaltung mbH
Bruchwiesenanlage 4
66125 Dudweiler
Telefon: 0 68 97 / 71 428
Fax: 0 68 97 / 71 492
E-Mail: info(at)gfhdudweiler(dot)de
gesetzlich vertreten durch
Michael Jachman


2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar wie folgt:
ZEiD GmbH
Silke Zimmermann
E-Mail: mail(at)zeid(dot)de


3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir zu den nachgenannten Zwecken auf folgender Rechtsgrundlage:
Einwilligung
Art 6 (1) a DSGVO
Nutzung der erweiterten Kontaktdaten (Telefonnr., Mobile Nr., E-Mail-Adresse) für
    • Kontaktaufnahme zum Mieter
    • Weitergabe an andere WEG-Eigentümer zwecks Rundschreiben, Kontaktaufnahme, Einladung zur EV
    • Weitergabe an Handwerker, Versicherungen, externe Dienstleister zwecks Terminvereinbarung
Vertrag oder vorvertragliches Verhältnis
Art 6 (1) b DSGVO
Betreuung von Sondereigentum
    • Verwaltung von vermietetem Sondereigentum
    • Schriftverkehr mit Vermieter
    • Erstellung Betriebs- u. Heizkostenabrechnung

Hausverwaltung
    • Nebenkostenabrechnung
    • Organisation Reparaturen durch Handwerker
    • Meldung von Versicherungsfällen
    • Schlichtung von Nachbarschaftsstreitigkeiten
    • Betriebskostenabrechnung
    • Mietinkasso
    • Verwaltung des Mietobjekts (Mietverträge)
    • Verkauf von Immobilien
    • Wohnungsabnahme/-übergabe
    • Ansprechpartner für Vermieter und Mieter

Eigentümerabrechnung
Mieterabrechnung

Verwaltung von Wohneigentum
Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
    • Ein-u. Ausgabenverwaltung
    • Hausgelder gegenüber den Eigentümern
    • Veranlassung von Handwerkerleistungen
    • Durchführung von Eigentümerversammlungen
    • Gewährleistung der Hausordnung
    • Objektkontrolle
    • Beantragung KFW-Darlehen
    •

Kommunikation im Rahmen der Verwaltungstätigkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail)

Zahlungsverkehr

Forderungsmanagement, Mahnwesen

Rechtspflicht
Art 6 (1) c DSGVO i.V.m
E-Mail-Archivierung
GoBD
Finanzbuchhaltung: Erstellung von Bilanzen, Aufbewahrungspflichten
§ 140 ff. AO 238, 257 HGB
Datenschutzkontrolle
Art. 15-23, 39 DSGVO
Vernichtung/Löschung der Akten und Datenträger
Art 17 DSGVO
Gesetzliche Melde u. Nachweispflichten (Geldwäschegesetz)
GwG
Datenerhebung zur Wahrung der IT-Sicherheit und Schutz vor Angriffe
    • Internetprotokollierung
Art. 25, 32 DSGVO


Berechtigte Interessen Art. 6 Abs (1) f DSGVO
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung eigener berechtigter Interessen im Einklang mit Ihren Persönlichkeitsrechten nach DSGVO, dazu zählen:
    • die Bereitstellung von Informationen und Pflege der Kundenstammdatei in unserem Hausverwaltungssystem zur optimalen Kundenbetreuung
    • unsere Web-Seite zur Informationsbereitstellung und Außendarstellung
    • Nutzung der Immobilienscout-Plattform zur Vermarktung der Immobilienobjekte
    • Zur Durchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen werden personenbezogene Daten im Rahmen des Mietverhältnisses, der Verwaltertätigkeit und der Maklertätigkeit verarbeitet.
    • Einsatz funkbasierter Heizkostenverteiler zur vereinfachten Ermittlung der Heizverbräuche ohne Terminvereinbarungen und auf Basis dieser ermittelten Daten die Erstellung der Heizkostenabrechnung
    • Zur Wahrung des Hausrechts und Schutz vor Vandalismus setzen wir Videoüberwachung ein.
    • Zum Schutz vor Forderungsausfall führen wir regelmäßig auch bei Bestandskunden eine Bonitätsprüfung durch die Creditreform Boniversum GmbH, Hellersbergstr. 11, 41460 Neuss durch, von der wir die dazu benötigten Daten erhalten. Zu diesem Zweck übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten an die Creditreform Boniversum GmbH. Die Informationen gem. Art. 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu der bei der Creditreform Boniversum GmbH stattfindenden Datenverarbeitung finden Sie hier: https://www.boniversum.de/eu-dsgvo/informationen-nach-eudsgvo-fuer-verbraucher/
    • Zur Nachverfolgung erfolgt die Protokollierung der Internetnutzung, Telefondaten.


5. Weitergabe von Daten an Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Banken, Behörden, externe Dienstleister (z.B.:  Energieablesefirmen, etc.), Investoren, Gerichte, Handwerker, Mitarbeiter, Mieter, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Versicherungen, WEG
6. Weitergabe von Daten in ein Drittland außerhalb der EU
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.


7. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden, wie in dieser Datenschutzerklärung angegeben gelöscht, sobald der Zweck, zu dem sie erhoben wurden entfallen ist, es sei denn, wir sind aufgrund gesetzlicher Grundlage zur Speicherung verpflichtet. In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens 11 Jahre nach Vertragsabwicklung gelöscht. Grundbuchdaten, Beschlüsse der WEG sind nicht zu löschen, diese werden an den neuen WEG-Verwalter weitergegeben, sofern ein anderer bestimmt wird.