Informationen zur Datenerhebung für Kunden

Stand Mai 2025

1. Verantwortlicher

Diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch die Verantwortlichen

GFH- Gesellschaft für Hausverwaltung mbH
Bruchwiesenanlage 4
66125 Dudweiler

Telefon: 06897 71428
Fax: 06897 71492
E-Mail: info@gfhdudweiler.de

gesetzlich vertreten durch
Michael Jachmann

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar wie folgt:

ZEiD GmbH
Silke Zimmermann
E-Mail: mail@zeid.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir zu den nachgenannten Zwecken auf folgender Rechtsgrundlage:

Einwilligung – Art 6 (1) a DSGVO

Nutzung der erweiterten Kontaktdaten (Telefonnr., Mobile Nr., E-Mail-Adresse) für

Kontaktaufnahme zum Mieter
Weitergabe an andere WEG-Eigentümer zwecks Rundschreiben, Kontaktaufnahme, Einladung zur EV, Beseitigung von Beschwerden in der WEG-Gemeinschaft (z.B. durch Mieter verursacht)
Weitergabe an Handwerker, Versicherungen, externe Dienstleister zwecks Terminvereinbarung

Vertrag oder vorvertragliches Verhältnis – Art 6 (1) b DSGVO

Betreuung von Sondereigentum

Verwaltung von vermietetem Sondereigentum
Schriftverkehr mit Vermieter
Erstellung Betriebs- u. Heizkostenabrechnung

Hausverwaltung

Nebenkostenabrechnung
Organisation Reparaturen durch Handwerker
Meldung von Versicherungsfällen
Schlichtung von Nachbarschaftsstreitigkeiten
Betriebskostenabrechnung
Mietinkasso
Verwaltung des Mietobjekts (Mietverträge)
Verkauf von Immobilien
Wohnungsabnahme/-übergabe
Ansprechpartner für Vermieter und Mieter

Eigentümerabrechnung

Mieterabrechnung

Verwaltung von Wohneigentum

Verwaltung des Gemeinschaftseigentums

Ein-u. Ausgabenverwaltung
Hausgelder gegenüber den Eigentümern
Veranlassung von Handwerkerleistungen
Durchführung von Eigentümerversammlungen
Gewährleistung der Hausordnung
Objektkontrolle
Beantragung KFW-Darlehen

Kommunikation im Rahmen der Verwaltungstätigkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail)

Zahlungsverkehr

Forderungsmanagement, Mahnwesen

Rechtspflicht – Art 6 (1) c DSGVO i.V.m

E-Mail-Archivierung GoBD

Finanzbuchhaltung: Erstellung von Bilanzen, Aufbewahrungspflichten § 140 ff. AO 238, 257 HGB

Datenschutzkontrolle Art. 15-23, 39 DSGVO

Vernichtung/Löschung der Akten und Datenträger Art 17 DSGVO

Gesetzliche Melde u. Nachweispflichten (Geldwäschegesetz) GwG

Datenerhebung zur Wahrung der IT-Sicherheit und Schutz vor Angriffe

Internetprotokollierung Art. 25, 32 DSGVO

4. Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs (1) f DSGVO

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung eigener berechtigter Interessen im Einklang mit Ihren Persönlichkeitsrechten nach DSGVO, dazu zählen:

die Bereitstellung von Informationen und Pflege der Kundenstammdatei in unserem Hausverwaltungssystem zur optimalen Kundenbetreuung
unsere Web-Seite zur Informationsbereitstellung und Außendarstellung
Nutzung der Immobilienscout-Plattform zur Vermarktung der Immobilienobjekte
Zur Durchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen werden personenbezogene Daten im Rahmen des Mietverhältnisses, der Verwaltertätigkeit und der Maklertätigkeit verarbeitet.
Einsatz funkbasierter Heizkostenverteiler zur vereinfachten Ermittlung der Heizverbräuche ohne Terminvereinbarungen und auf Basis dieser ermittelten Daten die Erstellung der Heizkostenabrechnung
Zur Wahrung des Hausrechts und Schutz vor Vandalismus setzen wir Videoüberwachung ein.
Zum Schutz vor Forderungsausfall führen wir regelmäßig auch bei Bestandskunden eine Bonitätsprüfung durch die Creditreform Boniversum GmbH, Hellersbergstr. 11, 41460 Neuss durch, von der wir die dazu benötigten Daten erhalten. Zu diesem Zweck übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten an die Creditreform Boniversum GmbH. Die Informationen gem. Art. 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu der bei der Creditreform Boniversum GmbH stattfindenden Datenverarbeitung finden Sie hier: www.boniversum.de/eu- dsgvo/informationen-nach-eudsgvo-fuer-verbraucher/
Zur Nachverfolgung erfolgt die Protokollierung der Internetnutzung, Telefondaten.
Weitergabe von Adressdaten, E-Mail sowie Rufnummern an WEG-Miteigentümer zur vereinfachten Kontaktaufnahme um Beschwerden, die im Rahmen der Mietverhältnisse in der WEG-Gemeinschaft entstehen können, zu beseitigen.

5. Weitergabe von Daten an Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Banken, Behörden, externe Dienstleister (z.B.: Energieablesefirmen, etc.), Investoren, Gerichte, Handwerker, Mitarbeiter, Mieter, WEG Miteigentümer, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Versicherungen, WEG

6. Weitergabe von Daten in ein Drittland außerhalb der EU

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

7. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden, wie in dieser Datenschutzerklärung angegeben gelöscht, sobald der Zweck, zu dem sie erhoben wurden entfallen ist, es sei denn, wir sind aufgrund gesetzlicher Grundlage zur Speicherung verpflichtet. In der Regel werden Ihre personenbezogenenDaten spätestens 11 Jahre nach Vertragsabwicklung gelöscht. Grundbuchdaten, Beschlüsse der WEG sind nicht zu löschen, diese werden an den neuen WEG-Verwalter weitergegeben, sofern ein anderer bestimmt wird.

8. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländer sowie die geplante Speicherdauer. Sofern Daten nicht bei uns erhoben wurden haben Sie das Recht auf Auskunft über die Herkunft der Daten. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) bzw. auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Das Recht auf Datenübertragbarkeit umfasst die Bereitstellung der sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, damit die Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung übermittelt werden können.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), sofern wir Ihre Daten auf Grundlage eines von uns geltend gemachten berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten und bei Ihnen Gründe gegeben sind, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall können Sie ohne Angabe einer besonderen Situation widersprechen.

9. Widerruf der Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 (3) DSGVO Ihre Rechte auf Widerspruch oder Widerruf können Sie über die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten geltend machen.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Im Saarland:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken, Tel. 0681 947810

11. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. im Rahmen des Vertragsverhältnisses und zu den genannten Zwecken erforderlich.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf Grundlage der personenbezogenen Daten einschließlich Profiling und Scoring erfolgt nicht.

13. Verarbeitung zu anderen Zwecken

Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken, als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, findet nicht statt. Sollte dies erforderlich werden, stellen wir Ihnen vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen zur Verfügung.